Job Analysis

Job Analysis merupakan aktifitas yang sangat penting dalam HR Department. Namun pada kenyataannya, banyak sekali para manager yang kurang memahami Job Analysis ini. Beberapa hal yang mendukung ini adalah :1. Para manager wajib mengetahui seluruh detail informasi mengenai deskripsi pekerjaan di dalam group kerja mereka untuk mengetahui secara tepat proses aliran kerja perusahaan. Hal ini sangat diperlukan guna mengidentifikasi tugas serta pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis tersebut dengan sempurna.2. Para manager wajib mengetahui "job requirement" dengan tepat untuk pemilihan kandidat yang terbaik. Kadangkala HR Department merekruit kandidat tanpa adanya masukan dari manager yang bersangkutan. Juga manager seringkali melakukan rekruitment tanpa pengetahuan yang tepat. Hal ini akan menimbulkan pemilihan yang "like & dislike" oleh para manager.3. Para manager bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap individu wajib berprestasi diatas rata-rata. Untuk itu para manager wajib melakukan evaluasi rutin untuk menilai seberapa bagus mereka berprestasi dan memberikan umpan balik kepada yang kurang berprestasi.Para Manager wajib secara jelas mengetahui tugas-tugas yang dibutuhkan/diperlukan untuk seluruh pekerjaan.Job analysis terdiri dari 2 bagian penting yaitu :1. Job Description2. Job SpecificationJob DescriptionDi dalam sebuah perusahaan terdapat beragam jenis pekerjaan yang tugasnya bervariasi di lingkup pekerjaannya. Iklan rekruitment, salary survey dan benchmarking lainnya menggunakan deskripsi pekerjaan untuk kegiatannya. Deskripsi sederhana yang sering terlihat di salary survey atau benchmarking lainnya adalah Job Descriptor. Outline sederhana ini distandarisasikan secara global. kadang-kadang dalam penulisannya dilakukan secara detail dan spesifik.Fokus dari Human ResourcesJob description digunakan secara berbeda baik oleh karyawan maupun Human Resources Department. Seorang Human Resources Officer menggunakan Job Description untuk beberapa kegunaan :- Menjelaskan fungsi & tanggung jawab dari sebuah pekerjaan.- Mekanisme rekruitment- Training & Development (menetapkan & memperbaharui standard)- Succession Planning / Pengembangan Organisasi (tugas-tugas yang bisa dimasukkan ke dalam pengembangan organisasi secara keseluruhan- Penetapan secara legal / hukum (bergantung dari kandidat potensial yang akan direkruit)- Penugasan Karyawan- Untuk membenchmark dengan posisi yang sudah tertulis di salary surveyFokus KaryawanPada saat interview, kandidat dapat meminta salinan job description kepada interver untuk diketahui. Sehingga kandidat dapat melakukan membandingkan jabatan yang ada di pasar pada waktu proses negosiasi. Deskripsi jabatan harus jelas kepada kandidat yang berpotensi untuk diketahui apa yang akan ditawarkan serta pada awal kerja karyawan, kandidat harus diberikan salinan dari deskripsi pekerjaan.Deskripsi pekerjaan haruslah ditinjau ulang pada saat performance review untuk memastikan apakah deskripsi pekerjaannya tersebut dapat merefleksikan pekerjaan yang sekarang. Sehingga karyawan & atasannya dapat saling terlibat dalam membangun tujuan dari perusahaan. Ketika akan melakukan evaluasi ulang terhadap deskripsi pekerjaan, karyawan & atasan dapat saling bekerjasama memperbaharuinya. hasil revisi ulang tersebut harus direview oleh HR Professional untuk memastikan bahwa revisi tersebut memang layak untuk dipertahankan & dijalankan.Pada prinsipnya Deskripsi Pekerjaan berisikan uraian sederhana & mudah dimengerti tentang sekumpulan tugas, pekerjaan & tanggung jawab yang diberikan secara individual tanpa melihat siapa yang menjabat. Jabatan ini akan tetap eksis meskipun orang yang menjalankannya sudah tidak ada lagi. Adapun deskripsi pekerjaan :- Job Title (jabatan)- Job Location (lokasi pekerjaan)- Subordinate / Superior (atasan & bawahan)- Purpose of the Job (Mengapa pekerjaan ini harus diadakan)- Responsibilities (Tanggung Jawab pemegang Jabatan)- Key Performance Indicator (KPI, biasanya masuk ke deskripsi kerja)- Job Specification- Eksternal & Internal Link (hubungan keluar & kedalam)- Manpower Law RegulationDeskripsi pekerjaan ini tidak dimaksudkan untuk menjadi alat untuk mengukur dan menetapkan pengembangan karir ke depannya dimana performance management juga berjalan dengan semestinya.Pada intinya, apabila sedang melakukan analisa terhadap sebuah deskripsi pekerjaan, hal yang patut dipertanyakan adalah apabila seseorang meninggalkan pekerjaannya, apakah deskripsi pekerjaan yang ditinggalkan itu berubah ? Jika tidak ada perubahan, maka itulah yang seharusnya dilakukan. (Pada kenyataannya seringkali tidak demikian)Job SpecificationSpesifikasi pekerjaan adalah sekumpulan dari knowledge, skills, abilities dan karakteristik lainnya1. KnowledgeInformasi yang berupa pengetahuan standard, prosedural dan aktual yang dperlukan untuk kesuksesan dalam menjalankan tugas2. SkillTingkat keahlian dari setiap individu dalam melakukan pekerjaannya3. AbilityKemampuan & keinginan diri secara general yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaaannya4. OthersKaakteristik lainnya yang diperlukan seperti semangat motivasi, keteguhan diri dan soft skill lainnya.Metode Job AnalysisTerdapat banyak sekali macam ragam untuk menlakukan analisa job dan tidak ada satupun metoda yang dikatakan terbaik. karena masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri.beberapa metode yang dikenal adalah :a. Metode Position Analysis Questionnaire (PAQ)Metode ini merupakan salah satu metode yang paling sering digunakan di industri dan sering dilakukan penelitian mengenai instrumen analisa jabatan. PAQ dikembangkan dan dibagi menjadi 6 bagian :1. Information InputKapan & bagaimana seorang pekerja mendapatkan informasi yang diperlukan agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik2. Mental ProcessesAlasan, pengambilan keputusan dan perencanaan serta aktifitas proses informasi yang terlibat di dalam pekerjaannya3. Work OutputAktifitas fisik, tools & alat ukur digunakan untuk menjalankan pekerjaan4. Relationship With Other PersonHubungan kerjasama yang baik & harmonis diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya5. Job ContextAktifitas fisik & sosial dimana pekerjaan dilaksanakan6. Other CharacteristicsAktifitas, kondisi dan karakteristik yang lain yang berbeda dari yang sudah dijabarkan dan masih relevan dengan pekerjaanb. Metode Task Analysis InventoryMetode ini memfokuskan pada analisa seluruh pekerjaan yang dijalankan. Sehingga tidaklah heran pada metode ini banyak sekali item-item yang muncul (inventory) yang jumlahnya mencapai ratusan. Agak rumit memang karena banyak sekali subject pekerjaan yang dikumpulkan dalam system ini.c. Metode Fleishman Job Analysis SystemMetode ini berdasarkan pada beberapa hal kemampuan yang memadai untuk diterjemahkan ke seluruh dimensi pekerjaan. Beberapa hal tersebut adalah 52 Cognitive, Psychomotoric, Physical, and Sensory Abilities. Skala metode ini terdiri atas deskripsi dari kemampuan, diikuti oleh perbandingan tingkah laku dari beberapa tingkat level kemampuan dalam 7 tingkat skala.Perlulah diperhatikan untuk setiap perusahaan yang ingin melaksanakan grading, bahwa tanpa analisa pekerjaan yang tepat, tidak akan diperoleh struktur tingkat gaji yang baik & terpercaya. Karena kesalahan pada analisa pekerjaan juga mengakibatkan penilaian strata dan kompensasi yang diberikan menjadi tidak berguna lagi.Widhi Setyo KusumoWhiteHouse ConsultingRef.1. Managing Human Resources, Gomez-Mejia, Prentice Hall2. Human Resources Management, Noe, McGraw-Hill3. Human Resources Management, Robert L Malthis, South Western4. Management Sumber Daya Manusia, Dr.Ir.Tb.Sjafri Mangkuprawira5. Erisa Ojimba, Certified Compensation Professional